Chceme budovat vzájemnou důvěru. Proto jsme zavedli program ochrany oznamovatelů, který umožňuje anonymně oznamovat porušení právních předpisů. Této možnosti mohou využít jak naši zaměstnanci, tak například naši obchodní partneři.
Základem ochrany oznamovatelů je etická linka, kterou pro nás provozuje společnost BDO Audit s.r.o., IČO 45314381. Po kliknutí na uvedený odkaz můžete anonymně podat oznámení nebo sledovat vyřízení již podaného oznámení.
Podrobnosti o tom, kdo může podat oznámení, co může být oznámeno, jak probíhá vyřízení oznámení a jak jsou chráněny Vaše osobní údaje, naleznete zde.
Cílem této politiky je informovat oznamovatele o možnostech podání oznámení o podezření na protiprávní jednání, které souvisí s činností GS Technik spol. s.r.o. Politika zahrnuje informace o typech podezření, které by měly být oznámeny, o právech oznamovatelů, postupech šetření oznámení a informování oznamovatelů o závěrech šetření.
Obsah
1. Úvod
Termín “whistleblowing” se používá k popisu jednání, kdy zaměstnanec nebo jiná osoba oznámí podezření na možné pochybení v organizaci. Je důležité, aby se oznamovatelé či tzv. „whistlebloweři“ cítili bezpečně a mohli upozornit na svá podezření v rané fázi.
V GS Technik spol. s.r.o. podporujeme naše zaměstnance a případné další osoby v tom, aby mohli upozornit na jednání, které může být v rozporu se závaznými pravidly či s hodnotami, které GS Technik spol. s.r.o. zastává. Zavedli jsme etickou linku, prostřednictvím které je možné oznámení podat. V této souvislosti postupujeme tak, abychom chránili totožnosti oznamovatelů. Pokud je nám známa identita osoby, která podezření oznámila, tuto identitu bez jejího výslovného souhlasu neprozradíme a neprozradíme ani žádné další informace, z nichž by bylo možné tuto identitu odvodit (s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon).
Včasné oznámení podezření je prospěšné, protože umožňuje co nejrychlejší prošetření celé záležitosti a snížení možných negativních dopadů.
2. Kdo může podat oznámení?
Oznámení mohou podat fyzické osoby, které se o protiprávním jednání dozvěděly v souvislosti se svou prací nebo jinou obdobnou činností pro GS Technik spol. s.r.o. Mezi tyto osoby patří:
Na osoby, jejichž právní vztah k GS Technik spol. s.r.o. teprve započne, se tato politika vztahuje pouze v rozsahu, v jakém byly oznamované informace získány v rámci předsmluvního jednání, např. při náboru a výběru zaměstnanců.
3. Co by mělo být oznámeno?
Prostřednictvím etické linky je možné oznamovat následující kategorie podezření:
Tato politika se nevztahuje na stížnosti týkající se zaměstnání nebo mezilidských vztahů na pracovišti. Ohledně řešení pracovních záležitostí nebo jakýchkoli jiných záležitostí, které nespadají do působnosti této politiky, se prosím obraťte na personálního oddělení (“HR”). Pokud jde o záležitosti týkající bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, všechny podezření by měly být hlášeny postupem podle VNITŘNÍHO PŘEDPISU, ledaže jde o závažné porušení a vy máte obavy nahlásit toto podezření prostřednictvím běžných postupů. Tato politika se také nevztahuje na vyřizování případných reklamací nebo stížností na kvalitu.
Oznamovatelé musí mít důvodné podezření, že oznámené informace poukazují na jedno nebo více relevantních podezření, které spadají do oblasti této politiky. Podezření se může týkat minulých, současných nebo pravděpodobných budoucích událostí. Není nutné, aby oznamovatel získal jednoznačný důkaz. Stačí, když se jeho podezření zakládají na dobré víře pramenící z okolností panujících v době oznámení.
Pokud si nejste jisti, zda máte své podezření oznámit, může být užitečné probrat je se svým přímým nadřízeným nebo jiným vedoucím pracovníkem, kterému můžete důvěřovat a který není s danou záležitostí nijak spojen. Je důležité, abyste o svých podezřeních nehovořili s žádnou osobou, která je do oznamované záležitosti zapojena, ani nesdělovali své podezření nikomu jinému než osobě, u které jste vyhledali důvěrnou radu.
V případě, že vaše podání nebude oznámením podle legislativy ochrany oznamovatelů, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
4. Jak podat oznámení?
Doporučujeme vám, abyste své podezření oznámili prostřednictvím níže uvedeným způsobem. Jedině tak budeme schopni zareagovat a prošetřit oznámení co nejdříve.
Procesem podání oznámení vás nejlépe provede portál etické linky. Etickou linku naleznete pod tímto odkazem: https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=46679294
Příjem, správu a nestranné šetření oznámení pro nás zajišťují pracovníci ze společnosti BDO Audit s.r.o., se sídlem V parku 2316/12, Chodov, 148 00 Praha 4, IČO 45314381 (dále také „BDO“). Tito pracovníci byli GS Technik spol. s.r.o. pověřeni rolí tzv. pověřené osoby podle legislativy ochrany oznamovatelů. Podrobné informace naleznete na webové stránce etické linky.
Při vyplňování oznámení v rámci portálu etické linky vás požádáme zejména o následující informace:
Můžete také uvést vaše jméno a kontaktní údaje. Tyto informace mohou výrazně urychlit prošetřování, ale jejich uvedení je dobrovolné. Pokud se rozhodnete podat oznámení jiným způsobem než prostřednictvím portálu etické linky, prosíme, abyste nám poskytli alespoň shora uvedené informace.
Oznámení můžete podat také telefonicky, a to na tel. čísle +420 241 046 199 v době od 9:00 do 16:00.
5. Právo oznamovatelů na ochranu
Chápeme, že se možná obáváte důsledků podání oznámení a možných následků pro vás. GS Technik spol. s.r.o. vytvořila tuto politiku, aby zajistila, že existuje rámec, který pomůže zaměstnancům a případným třetím osobám získat jistotu, že jim je nasloucháno a dá jim možnost upozorňovat na svoje důvodná podezření bez obav z odvetných opatření. GS Technik spol. s.r.o. proto poskytuje ochranu osobám, které oznámí svoje podezření nabytá v dobré víře, a to i v případě, že se tato podezření následně neprokážou. Oznámení, jejichž cílem je podat vědomě nepravdivé informace a poškodit tak GS Technik spol. s.r.o., ochraně nepodléhají a mohou být sankcionována podle zákona.
Jako oznamovatel se můžete rozhodnout, zda chcete své podezření oznámit anonymně. Pokud se rozhodnete sdělit nám svoji totožnost, GS Technik spol. s.r.o. bez vašeho výslovného souhlasu neposkytne údaje o vaší totožnosti jiným než příslušným osobám prošetřovatelů ani nezveřejní žádné informace, z nichž by bylo možné vaši totožnost odvodit (pokud to nevyžaduje zákon, např. v souvislosti s vyšetřováním prováděným orgány veřejné moci nebo v rámci soudního řízení).
6. Ochrana osob dotčených oznámením
Osoby, které jsou dotčené prošetřováním oznámení, mají právo na spravedlivé zacházení v rámci průběhu prošetřování. To zahrnuje nestranné a objektivní posouzení relevantních skutečností, zákaz diskriminace a ochranu osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.
7. Postup při posouzení oznámení
Po podání oznámení vám BDO potvrdí přijetí oznámení nejpozději do sedmi dnů od jeho podání. BDO bude rovněž informovat určené osoby v GS Technik spol. s.r.o. o tom, že bylo přijato nové oznámení a poskytne informace o povaze tohoto oznámení.
BDO dále posoudí, zda došlo k porušení práva ve smyslu legislativy týkající se ochrany oznamovatelů, včetně souvisejících národních právních předpisů, aby bylo možno oznámené podezření potvrdit či vyvrátit.
BDO nesmí oznamovateli předávat konkrétní informace o průběhu vyšetřování. Pokud je to však možné, bude oznamovatel informován o tom, zda oznámená záležitost bude předmětem šetření, zda šetření probíhá a zda bylo ukončeno.
BDO může využít systém důvěrných zpráv pro komunikaci s oznamovatelem a pro získání dalších potřebných informací. BDO může oznamovatele požádat o schůzku, aby poskytl příležitost podrobněji vysvětlit své podezření a veškeré dostupné důkazy. Oznamovatel není povinen s takovou schůzkou souhlasit.
BDO může rovněž požádat o součinnost osobou, které se oznámení týká, a další pracovníky GS Technik spol. s.r.o., kteří mohou být nápomocni prošetřování. Takto získané informace zůstanou důvěrné. Pokud budou pořízeny poznámky, budou uschovávány ve spisu vedeném prošetřovateli v průběhu prošetřovaní.
Údaje o přijatých oznámeních budou uchovávány alespoň 5 let od přijetí oznámení.
Pokud se oznamovatel kdykoli v průběhu vyšetřování domnívá, že je vystaven odvetným opatřením v důsledku toho, že podal oznámení, musí to při nejbližší příležitosti oznámit BDO. Toto tvrzení bude následně v rámci prošetřování přezkoumáno a s každou osobou, u níž se zjistí, že se na těchto odvetných opatřeních podílela, bude naloženo v souladu s pracovněprávními předpisy.
8. Závěr posouzení
BDO na základě získaných informací vyhodnotí, zda je oznámení důvodné. Svoje závěry popíše a uvede do spisu. Závěry posouzení budou v anonymizované podobě předány určeným osobám GS Technik spol. s.r.o. spolu s případnými návrhy na odstranění zjištěných nedostatků nebo zmírnění identifikovaných rizik.
Oznamovatel bude informován o posouzení důvodnosti oznámení, a to nejpozději do 30 dnů od podání oznámení. Ve složitých případech je možné tuto lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O případném prodloužení bude oznamovatel informován.
Pokud budou v návaznosti na posouzení oznámení přijata opatření k odstranění zjištěných nedostatků nebo ke zmírnění identifikovaných rizik, bude o tom BDO informovat oznamovatele. Přijatým opatřením nebo poskytnutou informací nesmí být narušen či ohrožen zájem chráněný zákonem, včetně účelu trestního řízení, řízení o přestupku nebo jiného řízení o jednání, které má znaky přestupku.